Organisation und Verwaltung

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00:00:25: Ja, hallo und herzlich willkommen.

00:00:28: Heute in dieser Episode möchte ich mit euch über das Thema Organisationenverwaltung sprechen.

00:00:33: Wie heißt es so schön?

00:00:34: Wer gut organisiert, hat mehr Zeit für das was zählt.

00:00:39: Ja... Das ist ein Thema das auf vielen PDL-Schreiblichen täglich präsent ist und trotzdem selten als echtes Führungsthema behandelt wird nämlich Organisationen und Verwaltung.

00:00:51: Und ich bin hier gerade in Schwerin und halt im Seminar verfügungskräfte die Führungskraft als Coach.

00:00:57: Was immer wichtiger wird dass wir Coaching Kompetenzen in den Führungen Alltag einbringen.

00:01:01: und da war gestern auch die Frage von Thema Priorisierung, wie strukturiert man seinen Tag?

00:01:10: Weil das wird ja immer wichtiger und ich nenne diesen Teil des Stopps manchmal das stille Rückgrat der Einrichtung.

00:01:18: Wer gut funktioniert dann fällt es niemanden auf.

00:01:21: aber wenn das Ganze nicht funktioniert dann spüren es sofort alle.

00:01:26: Und hierzu gerne mal wie immer eine Geschichte aus der Praxis.

00:01:30: Da rinner ich mich an eine PDL die mir einmal sagte Ich habe mal ausgerechnet, dass ich ungefähr sixty-fünf Prozent meiner Arbeitszeit mit Dingen verbringe, die nichts mit Pflege zu tun haben.

00:01:42: Und damit meinte sie E-Mails, Dienstpläne, Meetings und der Verwaltung.

00:01:46: Datenpflege und Berichte für die Geschäftsführung.

00:01:51: Sie sagte, ich bin erschöpft aber nicht von der Pflege sondern davon das die Verwaltungsjahr auffrisst.

00:01:58: Wir kennen das auch von anderen Selbstständigen.

00:02:01: es soll ja Bürokratieabbau geben.

00:02:05: Manchmal hat man, glaube ich so wie es zu den anderen Kollegen sagte das Gefühl Es wird wieder mehr.

00:02:12: Aber als wir bei der Kollegin dann tiefer geschaut haben stellte sich heraus Das viel ist gar nicht daran lag dass so viel anfiel.

00:02:20: Es lag eher daran Dass keine klaren strukturen existierten.

00:02:24: also wie immer Ich bin hier kein besser wisser und unterstell dir Nicht dass du nicht strukturiert bist sonst würdest Du deinen arbeitsalltag nicht schaffen sondern auch wieder in diesem podcast wollen da kleine Dinge austauschen, die dann deinen Alltag ein Stück Leichter machen.

00:02:41: Das Problem war, dass jeder Vorgang bei ihr landete weil nie entschieden worden war was delegiert werden kann und was nicht.

00:02:49: also in einem Fall hatte ich das, dass die PDL auch immer die Rezepte an die Arztpraxen gefaxt hat.

00:02:58: ja dort hatte sie immer schon gemacht es gab zwar eine Assistent oder auch ne Sekretärin im Haus Ja, die hat das aber nie gemacht.

00:03:08: Das war ja hier immer schon so und das waren dann so die kleinen Dinge ganz am Rande.

00:03:16: Diese Assistenz kam auch immer schon morgens um halb sieben und sie ist erst mal runter in die Küche gegangen und hat dort eine dreiviertzehnte Frühstück.

00:03:24: Die Zeitstelle war aufgeschrieben!

00:03:25: Es hatte sich auch so eingebürgert.

00:03:30: bei der Kollegin hat sie dann selber auch mal so rekapituliert.

00:03:35: Die Mythics im Nachhinein sagst ihr, waren die eher unstrukturierend, dauernd doppelt solange benötig und die Digitalisierung der Dokumentation war zwar eingeführt worden aber nie hatte man sich wirklich Zeit nehmen können das auch zu erklären und zwar in Ruhe zu erklären.

00:03:54: Und als wir das dann nach und nach sortiert hatten Dann war es plötzlich noch vierzig Prozent also ein großartiger Unterschied.

00:04:04: Vorher fünfundsechzig, jetzt vierzig und die Frage ist wie du das erlebst?

00:04:09: Wenn du sagst bei mir ist das alles easy dann darfst du den Podcast gerne zu Ende hören oder schieke ihn an jemand weiter der das gebrauchen kann.

00:04:19: Die Frage ist ja nicht nur in der Pflege Das ist im Prinzip ich bin ja auch One-Man-Show Ich bin selbstständig.

00:04:29: Es hilft ungemein zu strukturieren und das ist ja keine Bürokratisierung, sondern Strukturieren heißt klarmachen wer was wann tut.

00:04:39: Und damit Energie freimachen für das was nicht strukturierbar ist nämlich den echten Bedarf der Menschen die du pflegst.

00:04:47: Deswegen stelle ich eine Frage, die kannst Du Dir selber auch gerne mal stellen dann zuhören Wenn Du heute Mittag aus der Einrichtung gehst oder Heute Abend.

00:04:55: weißt Du dann dass alles in Deiner Abwesenheit läuft?

00:04:59: Oder Dass Du doch wieder angerufen wirst?

00:05:02: Und wenn die Antwort nein ist, dann ist das ein Zeichen dafür, dass du unersetzlich bist.

00:05:09: Und es ist ein Zeichend dafür, daß es noch paar mehr Strukturen braucht damit eben du auch mal in Ruhe Feierabend machen kannst.

00:05:20: und ich bin hier auch mit einem schweren Redner dabei.

00:05:27: Die leitet selber ... mobile Dienste, also hat die unter sich und das heißt ich arbeite mit zehn PDLs.

00:05:34: Und sie sagte, sie war jetzt auch mal krank... ...und die Kolleginnen haben sich abgesprochen um sie nicht anzurufen.

00:05:40: Ja, sagt es erst einmal in meinem Leben.

00:05:42: da war einfach eine Struktur hergestellt worden, habe gesagt.

00:05:45: Die wird auf keinen Fall angerufen ja?

00:05:49: Und das war weil Sie klare Zuständigkeiten hergestellt haben.

00:05:55: Also wer trägt welche Verantwortung?

00:05:57: was darf wer entscheiden?

00:05:59: Und viele Probleme, die auf dem Schreibtisch der PDL landen könnten von hier nicht anders gelöst werden.

00:06:05: Das fällt mir immer auf wenn das dann für die Leute klar wäre.

00:06:12: Dokumentation nur was nötig ist aber richtig.

00:06:16: Ist so eine Überschrift, die ich mal gewählt habe bei Dokumentations in meinen Beratungen auch und auch in den Seminaren und auch im Compact-Großführung immer wieder Thema.

00:06:28: Dokamentation ist ein Dauerbrenner Ich will das hier nicht kleinreden, es ist eine echte Belastungsfaktor in der Pflege und gleichzeitig ist sie notwendig.

00:06:39: Und die Frage ist nicht ob sondern wie?

00:06:42: Das Spannende war mal, erinnere mich an einen Fall da, wo die Kollegen ne Pflegefachhaft wollte nicht dokumentieren.

00:06:49: Die hat immer wieder das von sich weggeschoben.

00:06:52: am Ende kam raus dass sie schon immer das Gefühl hatte Sie hätte eine schlechte Schrift und hat sich dafür geschämt wenn ein anderer etwas liest was sie geschrieben hat.

00:07:01: Irre, also wie oft es dann auch menschelt.

00:07:06: Ich habe aber auch Einrichtungen erlebt die mehr dokumentieren als nötig ist weil man ja nie weiß ein alterskostes Zeit frustriert das Team und ich hab eine Einrichtung erlebt die zu wenig dokumentieren mit unangenehmen Konsequenzen beim MDK oder in rechtlichen Fragen.

00:07:24: Und der goldene Weg ist... ...ist die Frage was ist das?

00:07:28: Der goldene Weg nämlich genau das Dokumentieren, was nötig ist.

00:07:32: Klar vollständig und dafür sorgen dass das Team weiß wie und vor allem warum also der Laust eine Lust wird.

00:07:42: Das ist genauso im Umgang mit Medikamenten die Verreibungssüchtigt sind oder auch die zu dem Drogenbereich gehören.

00:07:54: Also in der Praxis hat sich bewährt.

00:07:58: wenn man neue Dokumentationsanforderungen einführt Ist es gut, dem Team immer zu erklären was passiert wenn wir das nicht dokumentieren?

00:08:10: Was schützt diese Dokumentation?

00:08:12: den Bewohner und das Team wie Einrichtung.

00:08:14: Wenn das klar ist jedes einfach leichter.

00:08:18: Da gibt's eine Untersuchung da hat man Leute die in der Schlange standen am Kopierer hat man ausprobiert hat sich hinten.

00:08:25: einer angestellten hat gesagt könnt du mich vorlassen?

00:08:29: Und da waren es dann zwanzig Prozent, die vorgelassen wurden.

00:08:33: Dann hat man das erhöht und gesagt, könntest du mich vorlassen?

00:08:36: Weil ich habe einen Termin!

00:08:38: Und dann waren schon siebzig Prozent die vor gelassen worden.

00:08:41: Und dann hat man getoppt und gesagt könnenst du dich vor lassen weil ich muss kopieren also alle anderen mussten auch kopieren.

00:08:48: Trotzdem sind fast wieder siebzehnt Prozent vorgelossen worden, weil das Weil war der Unterschied.

00:08:56: Deswegen ist es gut investierte Zeit Dann nochmal zu erklären, diese neue Dokumentationsanforderung ist wichtig weil.

00:09:06: Und vor allem es ist vor allem wichtig, wenn das nicht dokumentieren dann passiert Folgendes und Es geht ja darum dass du als PDL-Schnittstelle bist aber Dass du nicht aufgrieben wirst.

00:09:24: Das ist das Thema die PDL strukturell an einer anspruchsvollen Position setzt und an einer der anspruchsvollsten Positionen, die ich kenne.

00:09:34: Nämlich zwischen Bewohnern und ihren Bedürfnissen, zwischen Pflegeteam und seinen Sorgen, zwischen Träger und seiner Wartung, zwischen externen Stellen wie der MD, Ärzten und Angehörigen.

00:09:46: also alles strömt auf uns ein.

00:09:50: alle wollen von uns Entscheidungen allen wollen was wissen alle beschweren sich Wir sollen als PDL vor allem eine Antwort haben.

00:10:01: Ich nenne das auch gerne Sandwich Position und die ist real, aber was ich immer wieder beobachte... ...PDLs, die in dieser Position aufgerieben werden, haben meist keine klaren Grenzen definiert.

00:10:14: Was sie nach oben weiter leiden?

00:10:16: Was sie selbst entscheiden?

00:10:18: Was ideologieren?

00:10:19: Also deswegen ist das mein Vorschlag, das mache ich auch in den Seminaren Schreibe mal auf, welche Informationen und Entscheidungen in der letzten Woche auf dem Tisch gelandet sind.

00:10:29: Und dann frage dich für jede Sache was war wirklich meine Zuständigkeit?

00:10:35: Also gehört das zu meiner Rolle?

00:10:38: bringt mich das meinem Ziel näher und ist das jetzt das Wichtigste?

00:10:42: Das sind drei Fragen, die man tagsüber stellen kann.

00:10:46: Ja also war das wirklich meine Zuständigkeit oder hätte das jemand anders entscheiden oder bearbeiten können?

00:10:55: Diese Frage klingt erstmal einfach, aber sie öffnet auch sehr aufschlussreiche Gespräche mit dir selbst.

00:11:02: Mit dem Team und manchmal auch mit der Geschäftshürmung.

00:11:09: Eine weitere Sache – ich frage dann oft wer arbeitet schon mit JetGBT wenn das in der Organisation erlaubt ist?

00:11:16: Es hilft ungemein und es ist ein Geboterstunde sich auch mit dem Thema auseinanderzusetzen.

00:11:22: Das sage ich zunehmend auch im Bereich der Digitalisierung, was ich jetzt noch ansprechen möchte.

00:11:28: Und zwar wird in vielen Einrichtungen eingeführt als neue Software, als digitale Pflegedokumentationen, als App für die Dienstplanung.

00:11:37: Und dann ist das Team frustriert weil niemand etwas wirklich erklärt hat, was sich dadurch verbessert.

00:11:44: Klar, die Leute sind mir am privaten Alltag auch gewöhnt neue Apps down zu loaden.

00:11:49: Sie haben das neueste iPhone aber die Einarbeitung dass die Leute das sicher und mit Freude tun können.

00:11:59: Das hat mir auch hier wieder in diesem Seminar jemand bestätigt.

00:12:05: daran harpert es oft Und das ist gut investierte Zeit weil am Ende unterstützt uns das ganze Jahr, weil wir dann die Daten auch zentral haben.

00:12:17: Ich sage mal Digitalisierung ist kein Selbstzweck sie ist ein Werkzeug und jedes Werkzeug muss sie zu den Menschen passen diese benutzen und eingeführt werden mit dem Ziel ihnen das Leber leichter zu machen nicht schwerer.

00:12:29: deswegen wenn du JetGBT nutzt um eine E-Mail zu verfassen an einen Angehörigen Dann kannst du da sagen ja ich bin Pflegedienstleitung in folgende Einrichtung.

00:12:42: Das wäre im Prinzip eine Eingabe bei chatGBT.

00:12:49: Ein Angehöriger hat sich darüber beschwert, das ist herausgekommen.

00:12:53: Formuliere mal eine nette E-Mail und dann nimmt ihr zum Beispiel die ChatGBT oder die Digitalisierung, nehmt dir die Formulierung ab zehn Sekunden eine tolle Formulierung, wo du vielleicht noch zwei Sätze endest.

00:13:07: Und darum geht es ja, dass wir Dinge für die wir oft eine halbe Stunde gebraucht haben und zum Kopf gemacht haben, dass sie einfach schneller gehen, einfacher sind und besser abrufbar.

00:13:18: So jetzt nochmal wie immer die Reflexion für dich am Ende des Podcasts.

00:13:24: Die erste Frage wenn du auch wieder an deinem Schreibtisch sitzt, ob vielleicht du hast das gerade im Auto oder auf dem Heimweg?

00:13:33: Was auf deiner Tudiliste von dieser Woche könnte eigentlich jemand anders erledigen, wenn die Strukturen klarer wären.

00:13:41: Die zweite Frage, die ihr stellen kannst gibt es Dokumente oder Berichte, die du regelmäßig erstellst und von denen du nicht mehr weißt ob sie überhaupt jemand wirklich wirklich wirklich braucht?

00:13:53: Und die dritte Frage was wäre möglich, wenn du zwanzig Prozent mehr Zeit hättest, nicht für dich privat sondern für deine Führungsarbeit in der Einrichtung?

00:14:05: Das war nochmal der Input in dieser Episode und Organisation sage ich immer ist nicht das Gegenteil von Menschlichkeit, sie schafft den Raum dafür.

00:14:17: Und in der nächsten Folge reden wir dann über Kommunikation und Zusammenarbeit Einbereich indem ich über die Jahre gelernt habe Die meisten Konflikte entstehen nicht aus Bösewilligkeit sehr entstehen Aus Missverständnissen.

00:14:32: Ja bis dann bis zur nächsten Episode.

00:14:34: empfehle das gerne weiter, was du hier hörst an Kolleginnen und Kollegen mit denen du vernetzt bist.

00:14:41: Und dann freue ich mich wenn du beim nächsten Mal wieder zuhörst Wenn du weitere Informationen brauchst oder haben willst.

00:14:49: es gibt ein YouTube-Kanal der heißt auch die Pflegedienstleitung.

00:14:51: da siehst Du mich dann vom Flippschaden nochmal Sachen erklären.

00:14:55: wenn du neugierig geworden bist Was ist mit dem Kompaktkursführung auf sich hat kannst du auch gerne auf www.diepflegedienstleitung gehen und kannst dich dort

00:15:07: informieren.".

00:15:08: Ja, dann bis zum nächsten Mal dein

00:15:32: Martin!